Cada vez son más los comercios y pequeñas empresas que trabajan en un entorno digital. En ese día a día, el riesgo de suplantaciones y estafas convive con la actividad habitual: pedidos, pagos, correos urgentes… Por eso conviene parar un momento y poner orden. Si formas parte del tejido empresarial local, te contamos cómo reconocer señales de alerta y qué pasos dar para prevenir y responder.

Señales que ayudan a detectar un intento de fraude

La prisa es un clásico, y te damos un ejemplo: llega un correo pidiendo un pago “ya” o anunciando un cambio de cuenta bancaria de última hora. Ante esta presión, la mejor reacción es levantar el teléfono y confirma por un canal distinto con la persona de confianza, de esta manera enfrías el impulso y evitas errores.

También aparecen remitentes casi idénticos a los habituales pero con una letra cambiada en el dominio, un guion o una extensión diferente. Así que tómate unos segundos para mirar la dirección completa y pasa el cursor por los enlaces antes de clicar. Si el mensaje trae un adjunto inesperado, valida primero la procedencia.

Por otro lado, también valida si te llegan instrucciones importantes por canales poco habituales (mensajería personal, cuentas genéricas, horarios extraños). Cualquier cambio relevante, como pagos, IBAN o acceso a documentación sensible, debería confirmarse por el cauce pactado y, si es posible, con doble verificación dentro de la organización.

Para que estas señales no se queden en teoría, conviene acompañarlas de hábitos sencillos. El siguiente bloque entra en esa parte práctica.

Prevención práctica

Empecemos por un protocolo breve de validación: quién solicita, quién comprueba, por qué canal y con qué plazos. Escríbelo en una hoja visible y compártelo con el equipo. No hace falta complicarlo; lo que se usa es lo que funciona.

La gestión de accesos marca la diferencia en la operativa. Evita compartir contraseñas por correo o chat y centraliza el acceso a servicios críticos con un gestor de contraseñas para empresas. Esta herramienta es bastante útil, pues te permite compartir credenciales sin revelar la clave y revocar permisos cuando alguien cambia de funciones o si llega a dejar el equipo. Mejor si lo acompañas con autenticación multifactor en correo, banca y aplicaciones clave.

La formación no tiene por qué ser pesada. Diez minutos cada trimestre para repasar ejemplos reales, un pequeño simulacro de phishing y una revisión mensual de accesos son suficientes para mantener el radar activo; como referencia, puedes consultar las recomendaciones de la AEPD.

Cómo actuar si sospechas de un intento de suplantación

Si tienes la corazonada de que algo no encaja, detén los pagos y revisa las instrucciones recientes. Guarda el correo completo (incluidas cabeceras), haz capturas y anota fechas y personas implicadas. Ese material ayuda a entender qué ha pasado y a coordinarse con proveedores o el banco.

Después, cambia las contraseñas críticas, revoca accesos y comprueba reglas de reenvío en el correo y sesiones abiertas en otros dispositivos. Es un buen momento para ajustar permisos y cerrar puertas que no se usan.

La prevención pide atención a los detalles, canales de verificación claros y herramientas que te ayuden. Con un par de hábitos bien asentados y un procedimiento de respuesta a mano, tu empresa puede trabajar con tranquilidad y reaccionar a tiempo cuando algo no suena bien.